Slim sturen op ruimtegebruik
Het onderzoek naar smart tools is gestart naar aanleiding van een probleem dat bekend is bij zowel studenten en docenten als bij campusmanagers: gereserveerde maar (deels) ongebruikte of onderbenutte ruimte. Dit probleem is een grote ergernis, vooral in geval van ruimteschaarste. Bij de campusmanagers van de Nederlandse universiteiten, en bij de onderzoekers die zij daarover contacteerden, leefde de veronderstelling dat het ruimtegebruik op hun campussen aanzienlijk efficiënter kon.

Het eerste onderzoek over smart tools aan de Nederlands universiteiten vond plaats in 2016. Het definieerde het begrip en inventariseerde het gebruik, de verwachtingen en mogelijkheden. Vervolgonderzoek in 2017 (gerapporteerd in voorjaar 2018) verkende het gebruik van smart tools bij buitenlandse universiteiten en bedrijven, en verdiepte zich in enkele cases bij de Nederlandse universiteiten. Dit artikel bouwt voort op het eerste onderzoek.

In corporate real estate management waren smart tools tot voor het onderzoek uit 2016 nagenoeg onbekend. Onderzoekers definieerden een smart tool als een dienst of product dat op een niet gangbare wijze informatie over ruimtegebruik verzamelt en verspreidt ter verbetering van het huidige ruimtegebruik en ter ondersteuning van besluitvorming over het toekomstige ruimtegebruik. Dit artikel beschrijft 15 dimensies waarmee smart tools kunnen worden onderscheiden van andere tools voor campusmanagement.

Bij de Nederlandse universiteiten zijn anno 2016 26 verschillende smart tools in gebruik, waarvan 12 zelf ontwikkeld. Het precies en doorlopend meten van het feitelijke ruimtegebruik op een lage resolutie wordt nagestreefd, maar er is ook veel interesse voor het vergelijken van het geplande en feitelijke gebruik. Twee soorten smart tools zijn dominant. De eerste soort zijn tools die studenten en medewerkers helpen om beschikbare ruimten te vinden of te boeken. Ze zijn ingevoerd als gevolg van de groeiende campuspopulatie. De tweede soort zijn tools die het gebruik van onderwijsruimten monitoren. Doelgroep van deze tools zijn de vastgoedbeheerders en de medewerkers die de roosters opmaken.

Het onderzoek komt tot de conclusie dat smart tools waardevolle informatie aanbrengen voor ruimtegebruikers en -beheerders en bijdragen aan de functionele en strategische doelstellingen van het campusmanagement.

Auteurs: Bart Valks, Herman Vande Putte, Monique Arkesteijn en Alexandra den Heijer

Voor het volledige artikel downloadt u de PDF