,

Organisatiekenmerken bepalen of kantoor kleiner kan

Huurders van kantoorruimte kunnen de komende jaren met minder vierkante meters toe. Medewerkers werken immers vaker thuis dan voor de Covidpandemie. Hoeveel meters ze kunnen afstoten, varieert per organisatie. Dat bepaalt de aard en de cultuur van de organisatie, het personeelsbestand, de bestaande huisvesting en het beleid rondom thuiswerken.

Dit stellen onderzoekers Henk-Jan Hoekjen, Bartele Hoekstra en Gijs Brouwers van het Center for People and Buildings (CfPB) in Delft in hun artikel ‘Kunnen kantoren kleiner?’ in het kwartaalblad Real Estate Research Quarterly van de Vereniging van Onroerendgoedonderzoekers Nederland (VOGON).

Sinds de Covidpandemie is thuiswerken een structureel element in de werkweek van de meeste kantoorwerkers. Dat heeft ook gevolgen voor de kantorenmarkt. Een afnemende bezettingsgraad leidt op termijn tot een verminderde vraag naar kantoorruimte. Onderzoek laat echter zien dat het afstoten van vierkante meters geen makkelijke zaak is.

Kantoren zijn belangrijk voor organisaties voor de formele en informele verbinding en kennisdeling. Medewerkers komen naar kantoor om collega’s te ontmoeten, actief samen te werken en te overleggen. De bezetting is niet evenredig verdeeld over de week, maar kent pieken op dinsdagen en donderdagen. Dat is lastig, want het werkt alleen lekker in een aangenaam drukke omgeving. Het moet op kantoor niet te druk, maar ook zeker niet te rustig zijn.

Plek voor alle activiteiten

Het kantoor is niet alleen maar een ontmoetingsplek. Medewerkers doen alle activiteiten in het werkproces in een bepaalde mate op kantoor. Dat vraagt dus om een gevarieerde indeling. Door een ervaren tekort aan overlegplekken, is het verstandig medewerkers meer en diversere overlegplekken te bieden.

Op termijn kunnen kantoren kleiner, constateren de Delftse onderzoekers. Ze kunnen alleen niet zeggen hoeveel kleiner. Dat is onder meer afhankelijk van het gevoerde beleid. Ze hebben wel enkele aanbevelingen: vlak pieken op de dinsdag en donderdag af door het instellen van verplichte teamdagen. Zorg voor een balans in het aantal en typen overleg- en werkplekken. Besteed aandacht aan de drukte op kantoor. Let daarbij op de sfeer en uitstraling en versterk het gevoel van verbinding. Hoe meer vierkante kantoormeters een organisatie heeft, hoe groter het reductiepotentieel, vermoeden de onderzoekers. Kleinere organisaties hebben immers minder mogelijkheden te besparen op verschillende typen overleg- en werkplekken.

Lees hier het complete artikel.

Over de auteurs

Dr. Henk-Jan Hoekjen promoveerde in filosofie en studeerde geschiedenis en filosofie. Hij was jarenlang hoofdredacteur van diverse vakbladen op facilitair gebied en vastgoedmanagement en werkt sinds 2020 als senior onderzoeker bij het CfPB. Drs. ing. Bartele Hoekstra studeerde managementwetenschappen en bouwkunde. Hij is werkzaam als onderzoeker bij het CfPB. Gijs Brouwers MSc rondde in 2022 een onderzoeksmaster af in Bestuurskunde en Organisatiewetenschappen. Sindsdien werkt hij als onderzoeker bij het CfPB.